ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

архивариуса

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса "____________" (далее - "Организация").

1.2. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.

1.3. Архивариус подчиняется непосредственно _____________ Организации.

1.4. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Архивариус должен знать:

Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;

Единую государственную систему делопроизводства;

Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

Порядок ведения учета и составления отчетности;

Структуру Организации;

Основы организации труда;

Правила эксплуатации технических средств;

Основы трудового законодательства;

Правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия архивариуса его обязанности возлагаются на ____________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Архивариус исполняет следующие обязанности:

2.1.1. Осуществляет работу по ведению архивного дела в Организации.

2.1.2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.1.3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

2.1.4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

2.1.5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

2.1.6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.1.7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.1.8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

2.1.9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

2.1.10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.1.11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

2.1.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

3. ПРАВА

3.1. Архивариус имеет право:

3.1.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности архивариуса.

3.1.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию архивариуса.

3.1.3. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Архивариус несет ответственность за:

4.1.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.

4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.

4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.

4.1.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Организации и ее работникам.

4.1.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы архивариуса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью архивариус обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Архивариусу для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________________/_________________/ (подпись)

Должностная инструкция
архивариуса [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

1.4. Архивариус должен знать:

Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования;

Единую государственную систему делопроизводства;

Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

Порядок ведения учета и составления отчетности;

Структуру предприятия;

Основы организации труда;

Правила эксплуатации технических средств;

Законодательство о труде Российской Федерации;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;

- [вписать нужное].

1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

Положением об архиве;

Настоящей должностной инструкцией.

- [вписать нужное].

1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

1.8. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

2.1. Основными задачами архивариуса являются:

Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);

Создание справочного аппарата к ним;

Подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации;

Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений предприятия;

- [вписать нужное].

2.2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;

Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;

Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;

В соответствии с законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;

Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств;

- [вписать нужное].

2.3. Архивариус также выполняет отдельные служебные поручения заведующего архивом.

III. Права

Архивариус имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [вписать нужное].

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. [Вписать нужное].

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

В должностной инструкции архивариуса дано расширенное разъяснение параметров трудового договора, особенно в отношении должностных обязанностей сотрудника. Являясь востребованным документом в деловой практике, рекомендованным к использованию Рострудом, инструкция требует внимательного отношения к качеству своего составления.

Образец должностной инструкции архивариуса

I. Общие положения

1. Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
2. В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
3. Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
4. Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
   • средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
   • опыт работы с архивами от одного года.
5. Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
   • законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
   • правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
   • система сортировки документов по различным параметрам;
   • нормы приема документов в архив;
   • стандарты хранения документации в архиве;
   • правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
   • правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
   • правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
   • правила проверки корректности документации;
   • сроки проведения основных работ с документами;
   • порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
   • порядок списания и ликвидации документов;
   • нормы трудового распорядка и дисциплины.
6. Архивариус ориентируется на:
   • действующие законы;
   • профильные нормативы;
   • положения данной инструкции;
   • соответствующие документы организации.

II. Обязанности

Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов:

1. Обеспечение сохранности архивированной документации.
2. Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
3. Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
4. Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
5. Участие в составлении описи имеющихся документов.
6. Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
7. Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
8. Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
9. Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
10. Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
11. Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
12. Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
13. Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
14. Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
15. Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
16. Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.

III.Права

Архивариус наделен следующими правами:

1. Подписывать документы в пределах своих полномочий.
2. Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
3. Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
4. Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
5. Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.

IV.Ответственность

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

1. За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
2. За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
3. За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
4. За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.

ФАЙЛЫ

Параметры составления документа

В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК. Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.

• Общая часть.
• Обязанности специалиста.
• Его трудовые права.
• Ответственность за нарушения.

Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:

• Особенности должностных взаимоотношений.
• Условия работы специалиста.
• Параметры, по которым оценивают результаты его работы.

Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.

Общий раздел

Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:

• порядок его приема на работу и увольнения;
• порядок его временной замены;
• умения, которыми он должен обладать;
• квалификационные стандарты.

Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.

Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.

Обязанности

Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях. Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр. Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.

Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.

Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.

Права

Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.

Ответственность

Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде. В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр. В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.

Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела. После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства. Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.

На всех предприятиях трудятся рабочие коллективы. Сведения которых хранятся определенное время в кадровых отделах организации, после чего передаются в архив. Там вся информация о предприятии и его трудящихся хранится длительный период времени, который предусмотрен нормативно правовыми актами для каждого в отдельности.

Должность архивариус

Архивариусом является физическое лицо, которое осуществляет свою трудовую деятельность в архиве конкретного учреждения. Данная должность в основном востребована в крупных организациях, где ежедневно осуществляется большой оборот различных документов.

К таким организациям можно отнести:

• финансовые учреждения;
• банки;
• главные офисы страховых отделений;
• производственные и промышленные предприятия;
• учреждения государственной формы собственности.

Трудовая деятельность архива заключается в следующем:

• обеспечивать хранение и сохранность всех документальных актов, которые поступили в архив;
• осуществлять прием и оформление поступающих документов;
• принимать участие в создании перечня поступивших дел;
• проверять грамотность составления и оформление дел, при их поступлении;
• производить шифровку хранящихся дел, согласно внутренним правилам предприятия;
• вести постоянный учет принятых документов;
• подготовку материалов к списанию или уничтожению, в случае если срок хранения у них истек;
• обеспечивать быстрый поиск нужного документа, для чего необходимо создать и вести соответствующий справочник;
• выдавать по официальному запросу требуемые копии или оригиналы архивных документов.

Назначать на должность архивного работника и увольнять с нее имеет право только руководитель подразделения.

Что входит в обязанности архивариуса

Должностные обязанности архивиста включают в себя следующие функции:

• формирование картотеки, которая может составляться в бумажном или электронном виде;
• получение поступающей в организацию корреспонденции, ее фиксация и подкрепление в картотеку;
• предоставление требуемых экземпляров хранящихся в архиве. Они могут предоставляться как в оригинальном виде на определенное время, так и в виде копии на постоянной основе;
• составление и предоставление различных отчетов непосредственному руководителю;
• осуществлять переписку с другими организациями, которые обратились с соответствующим запросом;
• соблюдать контроль над безопасным состоянием рабочего места;
• выполнять должностные поручения, отданные вышестоящим руководством подразделения;
• препятствовать исчезновению архивных документов, а также не допускать сторонних лиц к картотекам;
• следить за состоянием хранимых материалов, в случае установления какого либо нарушения устранять его по мере своих возможностей;
• вести постоянный учет принимаемых на хранение и выдаваемых в пользование материалов.

Любой работодатель имеет полное право лично корректировать обязанности такого сотрудника.

Также бывают случаи, когда работник архива занимает еще одну должность по совместительству. Таким образом, количество функциональных обязанностей возрастает.

Квалификационные требования к архивариусу

На должность архивиста назначается сотрудник, который обладает хотя бы поверхностными знаниями следующей информации:

Кроме знаний, архивариус должен уметь:

• пользоваться персональным компьютером и другой офисной техникой;
• работать с большим объемом информации;
• правильно формулировать свои идеи, при этом нужно грамотно их выражать как в письменной, так и устной форме.

Также архивариус должен иметь представление о предприятии, где он трудится, и знать все профессии задействованные на различных объектах организации. Таким образом, исчезнет большое количество лишних вопросов при выдаче требуемого документального акта.

Требования, которые предъявляются к личным характеристикам архивариуса, являются:

• хорошая память;
• способности производить анализ большого количества поступающей информации;
• замечать мельчайшие детали;
• спокойный, не вспыльчивый характер;
• опрятность;
• организаторские способности;
• желание трудиться.

Данная должность не требует у соискателя определенного стажа работы. И позволяет добросовестному и грамотному специалисту архивного дела продвигаться по карьерной лестнице вверх. Что является огромным плюсом для выпускников высших и профессиональных учебных заведений.

Обязанности и права рабочего архива

Трудящийся на такой должности имеет следующие права:

В обязанности архивариуса входит обязательное руководство следующими законодательными актами:

• нормативно правовой базой Российской Федерации;
• внутренним трудовым распорядком предприятия, которое разрабатывается внутри подразделения на основании типового положения, и утверждается главой подразделения. Архивариус с таким локальным документом должен быть ознакомлен под роспись;
• распоряжениями и приказами сотрудников, которые ведут надзирательную деятельность за его работой, то есть вышестоящего начальства;
• своей профессиональной инструкцией. С которой в обязательном порядке должен быть ознакомлен.

Также работник архива обязан подчиняться своему непосредственному руководителю (управляющему канцелярией или начальнику кадрового отдела), и соблюдать субординацию.

В случае больничного, отпуска или командировки архивариуса, директор подразделения возлагает его обязанности на иное лицо.

Ответственность сотрудника

Специалист по архивным делам является ответственным лицом. В первую очередь он несет ответственность за:

• некачественное и несвоевременное исполнение своих обязательств согласно должностной инструкции, и «Трудовым Кодексом» Российской Федерации;
• различные нарушения совершенные за период его трудовой деятельности в конкретной организации. допустимые нарушения могут повлечь административное, гражданское и даже уголовное наказание;
• нанесение морального или материального убытка предприятию, который регламентируется правовым законодательством Российской Федерации.

Нарушения при трудовой деятельности работника архивного отдела выявляются специалистами предприятия, и контролирующими органами. Поэтому лицо, не выполняющее своих прямых обязанностей, может привлекаться к административному взысканию в виде штрафа. А также имеет полное право отстранить нарушителя от выполнения его должностных обязанностей

В зависимости от того какой материальный ущерб был нанесен организации, архивариус может быть привлечен к ответственности согласно «Уголовному Кодексу» Российской Федерации. Что соответственно может привести в лучшем случае к штрафу, а в худшем лишение свободы на определенный срок.

«МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЙ

ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ РЕГИСТРАТОР

«СИБИРСКИЙ РЕЕСТР»

УТВЕРЖДЕНА

Приказом Генерального директора

от 08.г. № 1/1

Должностная инструкция

Специалиста архива

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Специалист архива Общества (Филиала) осуществляет выполнение работ по ведению архивного дела в Обществе (Филиале).

1.2.Специалист архива Общества (Филиала) относится к категории специалистов Общества (Филиала), назначается и освобождается от занимаемой должности Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала).

Функции, права, должностные обязанности Специалиста архива могут быть переданы любому сотруднику Общества (Филиала) по усмотрению Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала), при этом такой сотрудник несет ответственность, предусмотренную настоящей Должностной инструкцией.

1.3.Специалист архива подчиняется непосредственно Исполнительному директору Общества (Руководителю Филиала).

1.4. Специалисту архива устанавливается нормированный рабочий день.

1.5. В своей работе Специалист архива руководствуется:

требованиями действующего законодательства РФ; нормативными документами Федеральной Комиссии по рынку ценных бумаг и другими документами, регламентирующими работу с ценными бумагами; Уставом ОАО "Сибирский реестр" (Положением о филиале); Правилами ведения реестров владельцев именных ценных бумаг ; Порядком хранения и защиты информации и другими внутренними нормативными документами Общества; Приказами и распоряжениями вышестоящего Руководства Общества (Филиала); настоящей Должностной инструкцией.

2. ФУНКЦИИ

На Специалиста архива возложены следующие функции:

Осуществление работ по ведению архивного дела в Обществе (Филиале). Организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступающих в архив.

· Контроль за состоянием документов в помещении архива.

Подготовка справочного аппарата к хранящимся в архиве документам. Организация отбора документов с истекшими сроками хранения.

3. ОБЯЗАННОСТИ

К непосредственным обязанностям Специалиста архива входит выполнение следующих работ:

Обеспечение в установленном порядке приема, регистрации, систематизации, хранения, учета и выдачи документов, поступающих в архив, и их комплектование по соответствующим папкам. Прием-передача из Филиала в головную организацию Общества документов и копий документов, подлежащих хранению в архиве головной организации, контроль за полнотой передаваемых документов, своевременным поступлением документов на хранение, правильностью оформления описи поступающих дел в соответствии с внутренними документами, утвержденными Обществом. Обеспечение сохранности документов, принятых на хранение, осуществление контроля за состоянием документов в помещении архива, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Обеспечение конфиденциальности сведений , содержащихся в документах. Создание справочного аппарата к хранящимся в архиве документам, облегчающего учет и использование архивных документов. Выдача в соответствии с поступившими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, оказание методической помощи в поиске необходимых документов. Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив, проверка правильности формирования дел при передаче их в архив. Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Составление установленной внутренними нормативными документами Общества отчетности. Ведение учета документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива, систематизация и размещение дел. Участие в проведении работ по экспертизе ценности архивных документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения, отбор документов с истекшими сроками хранения. Составление описи дел для передачи документов в государственные архивы, составление актов об уничтожении передаче в другие организации на хранение документов, сроки хранения которых истекли. Участие в разработке внутренних документов Общества, касающихся порядка ведения архивного дела. Соблюдение требований законодательства РФ, Правил внутреннего трудового распорядка, Правил техники безопасности , охраны труда , противопожарной защиты и других, относящихся к деятельности Специалиста архива, требований, содержащихся во внутренних нормативных документах Общества (Филиала). Проведение санитарно-гигиенических мероприятий в архиве.

4. ПРАВА

Специалист архива имеет право:

Требовать от соответствующих сотрудников Общества (Филиала) соблюдения установленного внутренними нормативными документами Общества (Филиала) порядка выдачи документов из архива. Требовать от соответствующих сотрудников Общества (Филиала) соблюдения установленного внутренними нормативными документами Общества (Филиала) порядка подготовки к сдаче документов в архив. Инструктировать сотрудников Общества (Филиала) о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Выносить вопросы, связанные с его деятельностью, на рассмотрение Исполнительного директора Общества (Руководителя Филиала). Получать необходимые разъяснения и консультации по вопросам своей деятельности и деятельности Общества (Филиала) у вышестоящего Руководства, Юриста, Контролера Общества (Филиала). Требовать от вышестоящего Руководства Общества (Филиала) создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей. Ограничивать доступ в архив сотрудников Общества (Филиала) в соответствии со списком лиц, имеющих право доступа в архив, определенном и утвержденном Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала). Выполнять другие должностные обязанности по поручению вышестоящего Руководства Общества (Филиала).

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Специалист архива несет предусмотренную внутренними нормативными документами Общества (Филиала) и законодательством РФ ответственность:

За некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неисполнение прав, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией. За разглашение конфиденциальной информации, содержащейся в хранящихся в архиве документах.

6. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

6.1. На должность Специалиста архива принимается дееспособное физическое лицо, удовлетворяющее следующим квалификационным требованиям. Специалист архива:

Должен иметь высшее образование . Должен иметь стаж профильной работы не менее 1-го года. Должен иметь опыт работы с персональным компьютером, программными продуктами.

6.2.Специалист архива должен владеть вопросами:

действующего законодательства об архивации документов организации и в соответствии с его деятельностью; порядка оформления документов, поступающих в архив; структуры Общества (Филиала); порядка приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользованием ими; культуры труда и служебной этики; охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

С инструкцией ознакомлен:

____________________________________________ _______________ «_____» ______________ 20 ___г.

(Ф. И.О. – указываются полностью) (подпись) (дата)